אוטומציה של תהליכים

אוטומציה לגיוס עובדים: איך חברת השמה עוצרת את ערימת המועמדים בלי לגדול בכוח אדם

מועמד שולח הודעת וואטסאפ בשעה תשע בבוקר, שואל אם המשרה בכלל עדיין פתוחה. בינתיים, בתיבת המייל של חברת ההשמה מצטברות עוד שלושים קורות חיים למשרה אחרת, וקלנדר הראיונות של המגייסת מתחיל להתנגש עם עצמו. אוטומציה לגיוס עובדים לא נועדה להחליף את השיקול האנושי בתהליך הזה, היא נועדה לתפוס את החלק שכבר היום נעשה בצורה מכנית וחזרתית, לפני שהוא בולע את כל שעות העבודה של הצוות.

הבעיה: קורות חיים והודעות מצטברים מהר יותר מהיכולת לענות

חברת השמה קטנה בדרך כלל מריצה כמה משרות במקביל, ולכל אחת זרם משלה של מועמדים. חלק שולחים קורות חיים במייל, חלק כותבים בוואטסאפ אחרי שראו מודעה, וחלק מתקשרים כי הם לא בטוחים אם זה בכלל המקום הנכון לפנות. בלי מערכת שתופסת את כל הערוצים האלה במקום אחד, קל לפספס מועמד טוב רק בגלל שהודעה שלו נשארה בלי מענה יומיים, בזמן שהוא כבר קיבל תשובה מחברה אחרת. זו לא בעיה של עצלנות או חוסר מקצועיות. זו בעיה של נפח: יותר פניות ממה שאפשר לענות עליהן באופן אישי ומהיר, בכל שעה שהן מגיעות.

מה אוטומציה לגיוס עובדים בפועל עושה

השלב הראשון שאוטומציה תופסת הוא השיחה הראשונית. מועמד שכותב בוואטסאפ מקבל תשובה מיידית, מתבקש לענות על כמה שאלות סינון בסיסיות (ניסיון רלוונטי, זמינות, מיקום), והתשובות נשמרות בפרופיל שלו במקום להיאבד בתוך שרשרת הודעות. השלב השני הוא תיאום הראיונות: במקום חילופי הודעות של "מתי אתה פנוי", הבוט מציג חלונות זמן פתוחים ביומן של המגייס והמועמד בוחר אחד. השלב השלישי, ולא פחות חשוב, הוא עדכוני סטטוס: מועמד שלא יודע מה קורה עם המועמדות שלו נוטה לכתוב שוב ושוב או סתם לנטוש, ועדכון קצר ואוטומטי ברגעי המפתח (התקבל, עובר לשלב הבא, לא התקדם הפעם) חוסך גם לו וגם לצוות הרבה מהחיכוך הזה.

מה נשאר אצל בן אדם

ההחלטה מי מתאים לתפקיד לא עוברת לאוטומציה, וטוב שכך. שיקול דעת על רקע תעסוקתי, שיחה עם ממליצים, הערכת כימיה אנושית בראיון, ומשא ומתן על שכר, אלה דברים שדורשים אדם שמבין את ההקשר המלא ולא רק את הנתונים שבטופס. התפקיד של האוטומציה הוא לפנות לצוות זמן בדיוק בשביל השלבים האלה, לא לייעל אותם בעצמה. חברת השמה שמנסה להפוך גם את ההחלטה הסופית לתהליך אוטומטי בדרך כלל מגלה שהיא מחמיצה מועמדים טובים שלא מתאימים בדיוק לקריטריונים הכתובים אבל יהיו מצוינים בתפקיד, וזה בדיוק המקום שבו שיקול דעת אנושי משתלם.

תרחיש קונקרטי: חברת השמה להייטק בתל אביב

חברת השמה עם שלושה מגייסים מטפלת במקביל בעשרים משרות פתוחות בתחום ההייטק. בלי מערכת מרכזת, כל מגייס מניח ביד את התזכורות שלו, ומועמדים שפנו בערב מקבלים תשובה רק למחרת בבוקר, אם בכלל. אחרי שהחברה מחברת בוט וואטסאפ לתהליך הסינון הראשוני, מועמד שמתעניין במשרה בשעה אחת עשרה בלילה מקבל תשובה מיידית עם שאלות בסיסיות, ואם התשובות מתאימות, מוצעים לו שלושה חלונות ראיון זמינים ביומן המגייס המתאים. המגייסים מתחילים את הבוקר עם רשימת מועמדים מסוננים ומוכנים לשיחה, במקום לפתוח תיבת מייל עמוסה ולנסות להבין מי בכלל רלוונטי.

איפה זה נשבר בלי בן אדם

מועמד שמנסה לעקוף את השאלות ולדבר ישר עם מגייס, תשובה מעורפלת שאי אפשר לסווג בבירור, או תלונה על כך שהתהליך לא הוגן, אלה רגעים שדורשים בדיקה אנושית ולא כלל אוטומטי שמחליט בעצמו. בוט סינון לידים טוב בנוי בדיוק לפי העיקרון הזה גם בעולם המכירות: המערכת אוספת את המידע הרלוונטי ומעבירה החלטה לא ברורה לבן אדם, במקום לנסות לפתור אותה בעצמה בכוח.

איך להתחיל בלי להחליף את מערכת הגיוס הקיימת

הדרך הנכונה להתחיל היא לא לזנוח את המערכת שבה כבר מנהלים את תיקי המועמדים. הבוט מתחבר לערוץ הוואטסאפ ומעביר את המידע שנאסף למערכת הקיימת, כך שהצוות לא לומד כלי חדש מאפס ולא מעביר נתונים בין שתי מערכות ביד. תיאום ראיונות אוטומטי הוא בדיוק אותה לוגיקה שעובדת מצוין לתיאום תורים בעסקים אחרים, רק מותאמת ללוח הזמנים של מגייס. כשמועמד מתקדם ומתקבל, אפשר להמשיך באופן טבעי לתהליך קליטה אוטומטי של עובד חדש, כך שהחלק הראשון של המסע, מההגעה ועד הקבלה, מתנהל במערכת אחת ולא בשלושה כלים שונים.

עלות ואיך מתחילים

העלות תלויה בהיקף: כמה משרות פתוחות במקביל, כמה ערוצים צריך לכסות, והאם יש חיבור למערכת גיוס קיימת. הטווח המדויק מופיע בעמוד המוצר של בוט הוואטסאפ. חברת השמה שגם מקבלת הרבה שיחות טלפון ממועמדים וממעסיקים יכולה לשלב את זה עם מזכירה וירטואלית מבוססת AI (החל מ-3,000 ₪ הקמה ו-800 ₪ לחודש) שעונה לשיחות כשהמגייסים בראיון ולא פנויים. ההתחלה הנכונה היא לא לנסות לכסות הכל ביום הראשון, אלא לבחור משרה אחת עם נפח פניות גבוה ולהריץ עליה את התהליך לפני שמרחיבים.

שאלות נפוצות

האם אוטומציה בגיוס מחליפה את המגייס או רק עוזרת לו? היא לא מחליפה אותו. אוטומציה לגיוס עובדים מטפלת בשלב המכני: קבלת פרטים, שאלות סינון בסיסיות, תיאום זמן לראיון. ההחלטה מי מתאים, מי מוזמן לשלב הבא ומה גובה השכר המוצע נשארת החלטה של המגייס, כי זו החלטה שדורשת שיקול דעת ולא רק עיבוד מידע.

איך בוט וואטסאפ מסנן מועמדים בלי לפספס מועמד טוב שעונה בניסוח לא שגרתי? הבוט הטוב לא מחפש מילת מפתח מדויקת אלא מבין את הכוונה מאחורי התשובה, אפילו אם המועמד כותב בניסוח אחר ממה שתוכנן. כשתשובה לא ברורה או חורגת מהטווח שהוגדר, המערכת מעבירה אותה לבדיקה של בן אדם במקום לפסול את המועמד אוטומטית.

אפשר לחבר בוט כזה למערכת הגיוס (ATS) שכבר יש לנו, או שצריך להחליף אותה? המטרה היא לחבר, לא להחליף. הבוט מתקשר עם מועמדים בוואטסאפ ומעביר את המידע שנאסף למערכת שבה כבר מנהלים את תיקי המועמדים, כך שהצוות ממשיך לעבוד באותה מערכת ולא לומד כלי חדש מאפס.

מה קורה כשמועמד שואל שאלה שהבוט לא יודע לענות עליה? השיחה עוברת למגייס עם כל ההיסטוריה של המועמד כבר לפניו: מה נשאל, מה נענה, באיזה שלב הוא נמצא. אין צורך שהמועמד יחזור על הסיפור שלו מההתחלה לבן אדם.

יש בעיית פרטיות בשמירת פרטי מועמדים בבוט וואטסאפ? כן, יש לטפל בזה כמו בכל מידע אישי רגיש: לקבל הסכמה ברורה לשמירה ולשימוש בפרטים, להגביל מי בצוות יכול לגשת אליהם, ולמחוק מידע של מועמדים שלא התקדמו לפי מדיניות ברורה ולא סתם להשאיר הכל פתוח לנצח.

רוצים לראות איך אוטומציה לגיוס עובדים תיראה על זרימת המועמדים שלכם? דברו איתנו על בוט וואטסאפ לסינון מועמדים ותיאום ראיונות ונבדוק יחד אם זה מתאים לתהליך הקיים בחברה שלכם.

יש לכם תהליך שחוזר על עצמו ושורף שעות?

ספרו לנו עליו בכמה מילים, ונראה לכם איך אוטומציה תעבוד על הנתונים שלכם.

לראות איך זה עובד

קריאה נוספת