אוטומציה של קליטת עובדים חדשים מהיום הראשון
השבוע הראשון של עובד חדש קובע הרבה יותר מאיזה טפסים נחתמו. זה בדרך כלל הסימן האמיתי הראשון לכך שהחברה באמת מסודרת, ואנשים שמים לב לזה, גם כשאף אחד לא אומר את זה בקול.
למה קליטה היא בדיוק המקום שבו דברים מתפרקים בשקט
זו לא משימה גדולה אחת, אלא עשרות העברות קטנות בין משאבי אנוש, IT, מנהל ישיר, ומי שאחראי על כרטיס הכניסה לבניין. כל העברה היא מקום שבו משהו נשכח: מחשב שלא מוכן, חשבון שלא נוצר, לוח זמנים ליום הראשון שאף אחד בעצם לא שלח. שום דבר מזה לא נראה דרמטי. זה פשוט מצטבר לעובד חדש שמבלה את היומיים הראשונים בהמתנה במקום בעבודה.
המחיר הוא לא רק פרודוקטיביות אבודה. עובד חדש מגבש דעה על החברה מהר, ושבוע ראשון מבולגן נקרא כסימן לגבי כל השאר: עד כמה הצוות באמת מאורגן, האם מישהו בכלל חיכה לו, האם זו הייתה החלטה טובה. הרושם הזה נשאר הרבה יותר זמן מהמחשב הנייד החסר.
מה אוטומציה באמת מסירה
חשבונות והרשאות נוצרים אוטומטית ברגע שההעסקה מאושרת, במקום קריאת שירות ל-IT שתקועה בתור. ניירת נשלחת, נחתמת ונשמרת בלי שמישהו ירדוף אחרי חתימה. לוח זמנים מובנה לשבוע הראשון מגיע אוטומטית, עם האנשים הנכונים מחוברים ביום הנכון, ותזכורות יוצאות למי שאמור להכין משהו לפני שהעובד החדש מגיע.
זה גם מסיר את הגרסה של קליטה שחיה כולה בזיכרון של איש משאבי אנוש אחד, שבה האיכות תלויה בזה אם דווקא באותו שבוע הוא מוצף בעבודה. העברות אוטומטיות פועלות באותה צורה בכל פעם, בין אם זה יום שלישי שקט או השבוע שבו שלושה עובדים חדשים מתחילים בו זמנית.
מה חייב להישאר אצל בן אדם, במודע
הקבלה עצמה, מנהל שיושב עם מישהו ביום הראשון ועונה על שאלות שלא נכנסות לשום צ'ק ליסט, כלום מזה לא צריך לעבור אוטומציה. המטרה היא לא לעשות את הקליטה קרה יותר. המטרה היא לשחרר את המנהל מרדיפה אחרי לוגיסטיקה, כדי שהוא באמת יהיה נוכח עבור העובד החדש ביום הראשון, במקום לחפש מחשב נייד.
הסימן הכי ברור לכך שהאיזון הזה עובד: השבוע הראשון של עובד חדש נראה מבחוץ רגוע ומאורגן, בזמן שהרבה תיאום קורה בשקט ברקע. אף אחד לא אמור לדעת כמה מזה עבר אוטומציה, רק שכלום לא נפל בין הכיסאות.
תבנית שכדאי לשים לב אליה
חברות שעושות אוטומציה טובה לקליטה נוטות לעשות דבר אחד באופן עקבי: הן ממפות את התהליך פעם אחת, לעומק, לפני שמבצעות אוטומציה לכל דבר, כי רוב החיכוך חי בדיוק בהעברות שאף אחד לא באמת תיעד. צ'ק ליסט שקיים רק בראש של מנהל אחד הוא לא תהליך, הוא נקודת כשל שפשוט מחכה לחופשה שלו.
מאיפה להתחיל
כתבו כל שלב מרגע קבלת ההצעה ועד סוף השבוע הראשון, כולל מי אחראי על כל שלב. תנו אוטומציה קודם כול להעברות: יצירת חשבונות, ניתוב מסמכים, שליחת לוח זמנים, כי אלה בדיוק אלה שנשברים בשקט. את הקבלה האנושית עצמה השאירו בדיוק במקום שלה: עם בן אדם, ביום הראשון, בלי שום דבר אחר שמתחרה על תשומת הלב שלו.