Автоматизация онбординга новых сотрудников
Первая неделя нового сотрудника решает намного больше, чем то, какие бумаги подписаны. Обычно это первый настоящий признак того, действительно ли в компании всё собрано, и люди это замечают, даже если никто не говорит об этом вслух.
Почему онбординг - именно то место, где всё тихо разваливается
Это не одна большая задача, а десятки мелких передач между HR, IT, руководителем и тем, кто отвечает за пропуск в офис. Каждая передача - это место, где что-то забывается: ноутбук не готов, аккаунт не создан, расписание первого дня никто на самом деле не отправил. Ничего из этого не выглядит драматично. Просто в сумме новый сотрудник проводит первые два дня в ожидании, а не за работой.
Цена этого не только в потерянной продуктивности. Новый сотрудник быстро формирует мнение о компании, и хаотичная первая неделя читается как сигнал обо всём остальном: насколько команда реально организована, ждал ли его вообще кто-то, было ли решение прийти сюда правильным. Это впечатление держится намного дольше, чем недостающий ноутбук.
Что автоматизация реально убирает
Аккаунты и доступы создаются автоматически в момент подтверждения найма, а не через заявку в IT, зависшую в очереди. Документы отправляются, подписываются и хранятся без того, чтобы кто-то бегал за подписью. Структурированное расписание первой недели приходит автоматически, с нужными людьми, подключёнными в нужный день, а напоминания уходят тем, кто должен что-то подготовить до прихода нового сотрудника.
Это также убирает версию онбординга, которая целиком живёт в памяти одного HR-специалиста, где качество зависит от того, завален ли этот человек делами именно на этой неделе. Автоматические передачи работают одинаково каждый раз, будь то спокойный вторник или неделя, когда одновременно выходят три новых сотрудника.
Что должно остаться за человеком - осознанно
Само знакомство, руководитель, который садится с человеком в первый день и отвечает на вопросы, не укладывающиеся ни в один чек-лист, - ничего из этого автоматизировать не нужно. Цель не в том, чтобы сделать онбординг холоднее. Цель - освободить руководителя от беготни по логистике, чтобы он реально был рядом с новым сотрудником в первый день, а не искал ноутбук.
Самый ясный признак того, что баланс найден: первая неделя нового сотрудника выглядит спокойной и организованной снаружи, пока внутри незаметно происходит вся координация. Никто не должен суметь сказать, что именно было автоматизировано, только то, что ничего не потерялось.
Закономерность, которую стоит заметить
Компании, у которых онбординг хорошо автоматизирован, обычно делают одно и то же последовательно: сначала подробно описывают процесс, и только потом что-то автоматизируют, потому что большая часть трений живёт именно в передачах, которые никто раньше не записывал. Чек-лист, который существует только в голове одного руководителя, - это не процесс, а точка отказа, которая просто ждёт его отпуска.
С чего начать
Запишите каждый шаг от принятия оффера до конца первой недели, включая ответственного за каждый из них. Сначала автоматизируйте передачи: создание аккаунтов, маршрутизацию документов, доставку расписания, потому что именно они ломаются тихо и незаметно. Само человеческое знакомство оставьте ровно там, где ему место: с человеком, в первый день, без ничего, что отвлекало бы его внимание.