איך לצמצם הקלדה ידנית באמצעות אוטומציה
כנראה שברגע זה, במקום כלשהו בעסק שלכם, מישהו מקליד ידנית מידע שכבר קיים במערכת אחרת. שם של לקוח מטופס הזמנה עובר בהקלדה ל-CRM. חשבונית מספק מועתקת שורה אחר שורה לתוכנת הנהלת החשבונות. זו עבודה לא מרשימה, היא בולעת שעות שאף אחד לא תכנן להקציב לה, וזה אחד הדברים הכי קלים לבצע להם אוטומציה בעסק קטן.
בעיית ההקלדה הכפולה, בפשטות
תחשבו על זה כמו רשימת קניות שאתם כותבים פעמיים כי היא נמצאת גם על המקרר וגם בטלפון, ואף אחת מהן לא מתעדכנת כשמוחקים פריט מהשנייה. זה בדיוק מה שקורה בתוך רוב העסקים הקטנים: הזמנה נכנסת דרך האתר, מוקלדת ל-CRM, ואז מוקלדת שוב לתוכנת החשבוניות, ואולי עוד פעם אחת לגיליון אקסל שמישהו משתמש בו לדוח שבועי. המידע לא השתנה. מישהו פשוט הזיז אותו, ידנית, שלוש או ארבע פעמים.
תכפילו את זה בכל הזמנה, כל לקוח חדש, כל חשבונית ספק, ותקבלו חלק ניכר מיום עבודה שמושקע בהעתקה ולא בעבודה בפועל. אף אחד לא גייס את מנהל המשרד שלו כדי שישמש API אנושי.
איפה ההקלדה החוזרת באמת קורית
כדאי לשים אצבע על הנקודות הספציפיות, כי "הקלדה ידנית" נשמע מופשט עד שרואים איפה זה מסתתר:
טפסי אתר ולידים שלא מוזנים ישירות ל-CRM, כך שמישהו בודק תיבת דואר ומעתיק את הפרטים משם.
חשבוניות ספקים והוצאות שמגיעות כקובץ PDF או תמונה ומוקלדות לתוכנת הנהלת חשבונות שורה אחרי שורה.
בקשות לתור או הזמנה שמתקבלות בטלפון או בוואטסאפ ואז נכתבות ידנית במערכת תזמון נפרדת.
ספירות מלאי שנמצאות במערכת אחת אבל צריכות להיכנס שוב לאחרת לצורך דוחות או הזמנה מחדש.
כל דבר שמתחיל בגיליון אקסל וצריך להגיע למקום אחר, מה שבהרבה עסקים קטנים זה בעצם כמעט הכל.
אף אחד מאלה הוא לא בעיה קשה בפני עצמה. אלה סתם משימות קטנות וחוזרות שמצטברות עד שהן הופכות בשקט לחצי יום עבודה של מישהו.
OCR הופך מסמכים לנתונים במקום לתרגיל הקלדה
עבור מסמכי נייר ו-PDF ספציפית, זיהוי תווים אופטי (OCR) עושה את הקריאה במקומכם. במקום שמישהו יצמצם עיניים מול חשבונית ספק ויקליד את הסכום, התאריך ושורות הפריטים לתוכנת הנהלת חשבונות, כלי מבוסס OCR קורא את המסמך ושולף את השדות האלה אוטומטית. זה לא מושלם. פתק בכתב יד או קבלה שנסרקה גרוע עדיין יכולים לבלבל אותו, ובדיוק בגלל זה הגדרה נכונה כוללת שמישהו יעיף מבט על הנתונים שנשלפו לפני שמאשרים אותם, במקום לסמוך עליהם בעיניים עצומות. אבל מבט חטוף על טופס שכבר מולא לוקח עשר שניות. להקליד את כל זה מאפס לוקח חמש דקות. על פני חודש שלם של חשבוניות, ההפרש הזה מצטבר לשעות ממשיות שחוזרות לעסק.
לחבר בין המערכות שכבר יש לכם
חלק מפתיע מההקלדה הידנית קיים רק כי שתי מערכות ששתיהן מחזיקות את המידע של אותו לקוח פשוט לא מדברות אחת עם השנייה. ה-CRM לא יודע מה שיודעת תוכנת החשבוניות. תוכנת החשבוניות לא יודעת מה שיודע לוח התזמונים. אז מישהו הופך למחבר, מעביר מידע ממסך אחד לשני כמו כבל USB יקר במיוחד.
זה בדרך כלל התיקון הכי זול ברשימה, כי הוא לא דורש להחליף אף אחד מהכלים שכבר יש לכם. שכבת אוטומציה שיושבת בין המערכות הקיימות יכולה לשים לב להזמנה חדשה במקום אחד וליצור אוטומטית את הרשומה המקבילה במקום השני. מגדירים פעם אחת, ומאז כל הזמנה, ליד או תור חדשים עוברים בלי שמישהו יקליד שדה אחד בעצמו. הכלים נשארים אותם כלים. פשוט ההקלדה מפסיקה להיות הכרחית.
בעיית הטעויות גדולה יותר מבעיית הזמן
קל לחשוב על הקלדה ידנית רק כעלות זמן, אבל הבעיה היקרה יותר היא בדרך כלל הדיוק. בכל פעם שמישהו מקליד מחדש מספר טלפון, מחיר, או כתובת למשלוח, יש סיכוי קטן שמשהו יתחלף, יישמע לא נכון, או פשוט יוקלד בטעות. ספרה אחת לא נכונה במספר טלפון אומרת שנהג לא יכול להגיע ללקוח. נקודה עשרונית במקום הלא נכון בחשבונית אומרת שיחת תיקון לא נעימה. הטעויות האלה נדירות בכל הקלדה בודדת, אבל עסק שמעבד מאות רשומות בחודש ייתקל בהן שוב ושוב, וכל אחת עולה יותר לתקן אחרי המעשה ממה שהיה עולה למנוע אותה מראש.
איסוף נתונים אוטומטי לא מתעייף בארבע אחר הצהריים ביום חמישי. הוא קורא את אותו שדה באותה צורה בכל פעם, ומתברר שזה חשוב יותר ממה שרוב האנשים מצפים, עד שהם מתמודדים עם התוצאה של הגרסה שלא ככה.
מאיפה בעצם להתחיל
אל תנסו לבצע אוטומציה לכל סוגי ההקלדה בעסק בבת אחת. תבחרו את התהליך היחיד עם הכי הרבה חזרתיות והכי הרבה אנשים שנוגעים באותו פרט מידע, ותתקנו אותו קודם. ברוב העסקים הקטנים זו בדרך כלל השרשרת מהזמנה לחשבונית, או המעבר מליד ל-CRM, כי בשניהם מידע עובר בין מערכות עשרות פעמים בשבוע. תגרמו לזה לזרום אוטומטית, תוודאו שזה מדויק כמה שבועות, ורק אז תעברו למועמד הבא ברשימה.
יש לכם תהליך שחוזר על עצמו ושורף שעות?
ספרו לנו עליו בכמה מילים, ונראה לכם איך אוטומציה תעבוד על הנתונים שלכם.
דברו איתנו