אסטרטגיה

כמה זמן פרויקט אוטומציה באמת לוקח

אם שואלים שלושה ספקים כמה זמן לוקח פרויקט אוטומציה, מקבלים שלושה מספרים שונים, ולרוב כולם נשמעים בטוחים וכולם טועים בכיוון אחר. חלק מהבעיה הוא ש"פרויקט אוטומציה" יכול להיות בוט בודד שעונה על חמש שאלות, או שדרוג מלא של תהליך המכירה שנוגע בארבע מערכות ושלושה צוותים. החלק השני הוא שהרבה הערכות זמן נכתבות כדי לסגור עסקה, לא כדי לשרוד את המפגש עם העסק שלכם בפועל. הבנה בסיסית של מה באמת קובע את משך הזמן, במקום פשוט לקבל מספר, היא מה שמונע מפרויקט לגלוש בשקט מעבר לתאריך שנקבע.

למה השאלה הזו מסובכת יותר ממה שנשמע

הערכת זמן היא בעצם הימור על כמה מהעבודה כבר ידועה וכמה עדיין ניחוש. ספק שבנה את אותו בוט שאלות ותשובות בוואטסאפ ארבעים פעם יכול לתת מספר מדויק, כי כבר לא נשאר הרבה לגלות. ספק שמציע לבצע אוטומציה לתהליך הצעת מחיר-לחשבונית, כשאף אחד לא מיפה באמת מה קורה היום, מעריך מול הלא ידוע. ההבדל הזה חשוב יותר מכל בחירת טכנולוגיה. שני פרויקטים שנשמעים דומים בפגישת מכירה יכולים להיבדל בפי שלושה בזמן האמת, והפער הזה כמעט ולא מופיע בפיץ'.

השלבים שבולעים את הזמן שאף אחד לא מתכנן לו

עבודת אוטומציה עוברת בדרך כלל כמה שלבים, ולרוב הם לא במקום שאנשים מצפים שהזמן ייעלם. יש אבחון קצר ומיפוי תהליכים, שבו מישהו ממפה מה קורה בפועל, לא מה שמבנה הארגון אומר שקורה. אחר כך תכנון והגדרת המערכת, שבו בונים את התהליך לפי השלבים האמיתיים. אחר כך חיבור למערכות שכבר קיימות, וזה בדרך כלל השלב האיטי ביותר למרות שהוא נראה הכי קטן בתוכנית. אחר כך בדיקה עם שיחות אמיתיות ומקרי קיצון אמיתיים, לא שלושת התרחישים החלקים שכולם בדקו בדמו. ולבסוף יציאה לאוויר, שבה קבוצה קטנה משתמשת במערכת לפני שמפעילים אותה לכל הלקוחות. בוט פשוט יכול לעבור את חמשת השלבים בשבוע עד שלושה. פרויקט שמחבר כמה מערכות CRM ומכירות יכול לקחת שישה עד שנים עשר שבועות, ולעיתים יותר, וזה נורמלי, לא סימן שמשהו השתבש.

שם ההערכות בדרך כלל נשברות: חיבור בין מערכות

אם רוצים לדעת אם הערכת זמן ריאלית, שאלו שאלה אחת: בכמה מערכות קיימות הפרויקט נוגע, ומי כבר יש גישת מנהל לכולן. פרויקט שצריך לחיות רק בתוך פלטפורמה אחת נקייה ומודרנית יכול לנוע מהר. פרויקט שצריך לדבר עם CRM ישן, כלי חיוב נפרד, וגיליון אקסל שמישהו בנה ב-2019 ואף אחד לא רוצה לגעת בו, כמעט תמיד יארך יותר מההערכה הראשונה, כי עבודת החיבור היא המקום שבו תקלות לא מתועדות עולות לפני השטח. זו לא סיבה להימנע מחיבור המערכות. זו סיבה לצפות שלוח הזמנים יתעקם שם, ולשאול את הספק ישירות איך הוא מתמודד עם מערכת שמתנהגת אחרת ממה שהובטח.

איכות הנתונים היא הורגת לוח הזמנים השקטה

אוטומציה רצה על נתונים, ונתונים שנראו תקינים בגיליון אקסל מתגלים לפעמים כמכילים כפילויות של לקוחות, שדות חסרים, או שלושה פורמטים שונים למספר טלפון אחד, ברגע שתהליך אוטומטי מנסה להשתמש בהם בפועל. לנקות את זה לרוב לא נכלל בהיקף המקורי, וזה גם לא אופציונלי, כי מערכת אוטומטית שפועלת על נתונים לא תקינים פשוט מקבלת החלטות שגויות מהר יותר מבן אדם. פרויקטים שמכניסים בדיקת נתונים קצרה בתחילת הדרך, אפילו בסיסית, שומרים על לוח הזמנים שלהם טוב יותר מפרויקטים שקופצים ישר לחלק המרשים.

אישורים והחלטות מעכבים יותר מקוד

כאן החלק שספקים לרוב לא אומרים בקול: חלק גדול מהעיכוב ברוב הפרויקטים לא קשור לקושי טכני. הוא נובע מהמתנה להחלטה. מישהו צריך לאשר את הנוסח המדויק שהבוט משתמש בו עם לקוחות. מישהו צריך לאשר אילו לידים מוקצים אוטומטית ואילו מסומנים לבדיקה אנושית. מישהו צריך לבדוק את הדבר בטלפון שלו ולהגיב בפועל בתוך שבוע, לא בתוך חודש. עסק שמייעד מקבל החלטות אחד שמגיב מהר יסיים פרויקט אוטומציה מהר יותר באופן ברור מעסק עם אותו היקף אבל לופ אישורים איטי יותר, אפילו עם אותו קוד בדיוק בבסיס.

איך נראה טווח ריאלי

כדאי לחשוב על שלושה טווחים כלליים ולא על מספר קסם אחד. עוזר בערוץ אחד, כמו בוט וואטסאפ או אתר שמטפל בסט שאלות ידוע, בדרך כלל יוצא לאוויר בשבוע עד שלושה כשההיקף נעול, בהנחה שהעסק מגיב בזמן בשלב הבדיקות. פרויקט אוטומציה שנוגע במערכת קיימת אחת או שתיים, כמו ניתוב לידים אוטומטי או תיאום פגישות מחובר ליומן, בדרך כלל רץ שלושה עד שישה שבועות. פרויקט רחב יותר שמשתרע על CRM, שיווק ודיווח יחד, או כל חיבור למערכת ישנה ומסורבלת באמת, לוקח באופן סביר שישה עד שנים עשר שבועות. יש להתייחס לכל הטווחים האלה כלי תכנון, לא התחייבות. אצלכם זה יכול לנחות מהר יותר או לאט יותר, תלוי עד כמה הנתונים ותהליך ההחלטות אצלכם נקיים בפועל.

שאלות שכדאי לשאול לפני שחותמים על משהו

לפני קביעת תאריך התחלה, שאלו מה קורה אם חיבור למערכת מתנהג אחרת ממה שציפו, כי התשובה הכנה מגלה אם הספק באמת נתקל בקיר הזה בעבר. שאלו מי מהצד שלכם צריך להיות זמין בזמן הבדיקות ולכמה זמן, כי היומן של האדם הזה הוא כבר חלק מתוכנית הפרויקט, בין שמישהו מודה בזה ובין שלא. שאלו איך נראית היציאה לאוויר, ובפרט אם היא עולה לכולם בבת אחת או לקבוצה קטנה קודם. ספק שיש לו תשובה ברורה לשלושת השאלות כנראה סיפק מספיק פרויקטים כדי לדעת לאן הזמן האמיתי בורח. ספק שעונה רק בהתלהבות כנראה לא.

מאיפה להתחיל

אם משווים הערכות זמן מהצעות שונות והן לא מתיישרות עם שום דבר מהאמור לעיל, שווה לשאול על הפער הזה ישירות לפני שהעבודה מתחילה, לא בשבוע הרביעי. Foxivex יכולה לעבור על ההגדרה הספציפית שלכם ולתת טווח ריאלי לפני שמתחילים לתכנן היקף. קביעת ייעוץ חינם.

יש לכם תהליך שחוזר על עצמו ושורף שעות?

ספרו לנו עליו בכמה מילים, ונראה לכם איך אוטומציה תעבוד על הנתונים שלכם.

דברו איתנו

קריאה נוספת