אוטומציה של תהליכים

רשימת סיום העסקה שאפשר להפוך לאוטומטית

קליטת עובד חדש מקבלת חוברת קבלת פנים, הזמנה ליומן, תוכנית לשבוע הראשון. סיום העסקה מקבל הודעה בסלאק למשאבי אנוש ותקווה עמומה שמישהו יזכור לבטל את הגישה לבניין. כשחושבים על זה, חוסר הסימטריה הזה מוזר, כי סיום העסקה שלא מטופל נכון הוא בדיוק זה שיכול לפגוע בעסק: עובד שעוזב ונשארת לו גישה לתיקיות משותפות, לקוח שלא מגלה מי איש הקשר החדש שלו, לפטופ שאף אחד לא אוסף במשך שלושה חודשים.

ברוב העסקים אין חוסר בתהליך. יש תהליך. הוא רק יושב בראש של מישהו, או מפוזר בין מיילים ישנים, והוא מתבצע קצת אחרת בכל פעם, תלוי מי פנוי באותו שבוע.

למה סיום העסקה ממשיך להתפרק

סיום העסקה הוא לא נוח במהותו, וזה חלק מהבעיה. בין אם העזיבה נעשית בטוב ובין אם לא, יש דחף פשוט לתת לאדם לעזוב בשקט ולטפל בביורוקרטיה אחר כך. ה"אחר כך" הזה הוא המקום שבו דברים נעלמים. מנהל מניח שה-IT ביטל את הגישה. ה-IT מניח שהמנהל דיווח על העזיבה. שבועיים אחר כך החשבון עדיין פעיל ואף אחד לא שם לב עד שזה כבר חשוב.

יש גם את כמות המשימות הקטנות. ביטול גישה למייל, איסוף לפטופ ותג כניסה, הסרה מה-CRM ומהתיקיות המשותפות, העברת קשרי לקוחות, עדכון שכר, שליחת מסמכים סופיים, איסוף רכוש חברה, ועדכון מבנה הארגון כך שהעובד הבא לא יוצג למישהו שעזב במרץ. אף אחד מהשלבים האלה אינו קשה בפני עצמו. הקושי הוא שהם נמצאים בידי אנשים שונים, במערכות שונות, בלי בעל תפקיד אחד שעוקב שכולם הסתיימו.

מה צריך להיות ברשימה בסיסית

לפני שמתחילים לבצע אוטומציה, שווה לכתוב את הרשימה כמו שצריך, כי לא מעט חברות פשוט לא עשו את זה אף פעם. בסיס סביר נראה כך:

ביטול גישה למערכות: מייל, CRM, תיקיות משותפות, כלים פנימיים, VPN.

איסוף רכוש חברה: לפטופ, טלפון, תג כניסה, מפתחות.

העברת בעלות: חשבונות לקוחות, פניות פתוחות, משימות חזרתיות, מסמכים משותפים.

עדכון שכר והטבות: משכורת אחרונה, ימי חופש שלא נוצלו, תאריך סיום הטבות.

תקשורת פנימית: מי מודיע לצוות, מי מודיע ללקוחות הרלוונטיים, ומתי.

ניירת: טפסי עזיבה, אישור החזרת ציוד, כל תיעוד משפטי נדרש.

כשרואים את זה כתוב ככה, זה נראה בר ניהול. הבעיה מעולם לא הייתה הרשימה. הבעיה הייתה לזכור לעבור על כולה, בכל פעם, לכל עזיבה, בין אם נודעה חודשים מראש ובין אם הגיעה עם הודעה של יומיים.

איפה אוטומציה באמת תופסת מקום כאן

זה לא מקרה של החלפת שיקול הדעת של משאבי אנוש בבוט. השיחה על הסיבה לעזיבה, איך מודיעים לצוות, ואיך מטפלים בעזיבה מורכבת, עדיין דורשת בן אדם שמבין את ההקשר. מה שאוטומציה עושה טוב זה החלק המכני: לדאוג שכל שלב ברשימה באמת מתבצע, בסדר הנכון, בלי שמישהו יצטרך לזכור אותו מאפס.

הגדרה מעשית נראית בערך כך. משאבי אנוש מסמנים את היום האחרון של העובד במקום אחד, מערכת CRM, כלי משאבי אנוש, אפילו טופס משותף. פעולה אחת כזו מפעילה תהליך: ה-IT מקבל פנייה לביטול גישה ביום האחרון המדויק, לא מתי שיתפנו לזה. המנהל הישיר מקבל רשימת משימות להעברת חשבונות לקוחות פתוחים ואחריות חזרתית. הכספים מקבלים חישוב אוטומטי של השכר האחרון ויתרת החופש מתוך מערכת הרישום, במקום שמישהו יחשב מהזיכרון. כל המעורבים רואים את אותה רשימה, באותו סדר, עם תיעוד ברור של מה בוצע ומה עדיין פתוח.

שלב ביטול הגישה מראה חשוב מהשאר, כי זה השלב עם הסיכון האמיתי. חשבון שנשאר פעיל אחרי שמישהו עוזב אינו בעיה ביורוקרטית, הוא בעיית אבטחה. אוטומציה של השלב הזה כך שהוא מתבצע לפי לוח זמנים שמקושר ליום העזיבה האמיתי, במקום מתי שה-IT נזכר, סוגרת פער שהרבה חברות לא מבינות שקיים עד שמשהו קורה.

העברת הלקוחות שאף אחד לא מתכנן

אם לעובד שעוזב היו קשרי לקוחות, יש תבנית כשל ספציפית שכדאי לציין: הלקוח מגלה שאיש הקשר שלו עזב רק כשהוא שולח מייל למישהו שכבר לא עובד בחברה ומקבל שקט. זה רושם לא טוב שאין לו שום קשר לכמה טוב הטיפול הפנימי בעזיבה היה. שלב אוטומטי שמעביר את חשבון הלקוח ושולח הודעת הכרות עם איש הקשר החדש, מתוזמן לרגע המעבר, סוגר את הפער הזה לפני שהלקוח מבחין שהיה פער.

צוות קטן לעומת חברה גדולה יותר

עסק עם חמישה אנשים שמתמודד עם עזיבה מזדמנת לא צריך מנוע תהליכים. תבנית רשימה משותפת ותזכורת שמוגדרת ליום האחרון בפועל מכסה את רוב הסיכון. מה שנוטה להשתבש בגודל הזה הוא פשוט שכחה, לא תהליך שגוי.

חברה בצמיחה עם תחלופה סדירה, כמה מחלקות ומערכות שלא מדברות זו עם זו, היא סיפור אחר. שם הסיכון הוא חוסר עקביות: ה-IT מבטל גישה במערכת אחת אבל לא באחרת, מנהל אחד מבצע העברה מסודרת והמנהל הבא לא, ואף אחד לא רואה אילו עזיבות באמת נסגרו לגמרי. זה המקום שבו חיבור בין משאבי אנוש, IT וכספים לתהליך אחד שמופעל אוטומטית משתלם, כי הוא מבטל את התלות בזה שמישהו יזכור את הרשימה המלאה.

מאיפה להתחיל

תבדקו את שלושת האנשים האחרונים שעזבו את החברה ותשאלו, בכנות, כמה זמן לקח לסגור כל עזיבה עד הסוף. אם התשובה כוללת מישהו שמוצא תג כניסה ישן שבועות אחר כך, או חשבון לקוח שלא טיפלו בו, זו נקודת ההתחלה שלכם, לא סיכון תיאורטי.

יש לכם תהליך שחוזר על עצמו ושורף שעות?

ספרו לנו עליו בכמה מילים, ונראה לכם איך אוטומציה תעבוד על הנתונים שלכם.

דברו איתנו

קריאה נוספת