אילו תהליכים כדאי לבצע להם אוטומציה קודם: מסגרת לתעדוף
ברגע שמתחילים להסתכל, כל תהליך בעסק, הפקת חשבוניות, תיאום, תזכורות, דוחות, קליטת עובדים, נראה מתאים לאוטומציה. השאלה מעולם לא הייתה מה אפשר לעשות לו אוטומציה. השאלה היא מה צריך לעשות קודם, ורוב העסקים עונים על זה בניחוש במקום במדידה.
למה התשובה המובנת מאליה בדרך כלל שגויה
האינסטינקט אומר לעשות אוטומציה למה שהכי מעצבן עכשיו, אבל זו מצב רוח, לא מדד. תהליך שקצת מעצבן אבל נדיר יכול להיות הרבה פחות משמעותי מתהליך משעמם ובלתי נראה שבשקט אוכל שעתיים ביום. לתעדף לפי תסכול במקום לפי השפעה זו בדיוק הדרך שבה עסקים עושים אוטומציה לדבר הלא נכון קודם, ואז תוהים למה כלום לא הרגיש שונה שלושה חודשים אחר כך.
יש גם הטיה לכיוון מה שנשבר לאחרונה. שבוע גרוע אחד עם תהליך מסוים גורם לו להרגיש דחוף, גם אם הוא באמת נדיר, בעוד דליפה יומית הרבה יותר גדולה נשארת בלתי נראית פשוט כי היא אף פעם לא גורמת לתקרית בולטת. טריות ותדירות מתבלבלות כל הזמן, ורק אחת מהן באמת מנבאת לאן הזמן הולך.
שתי שאלות שבאמת ממיינות את הרשימה
באיזו תדירות זה קורה, וכמה זמן אנושי או טעויות זה עולה בכל פעם? תהליך שקורה חמישים פעם ביום עם סיכוי קטן לטעות בכל מקרה בדרך כלל חשוב יותר מתהליך שקורה פעמיים בחודש, גם אם זה מרגיש כואב יותר ברגע נתון. תדירות כפול עלות למקרה היא דרך גסה אבל כנה למיין רשימה מבולגנת של מועמדים.
לא צריך דיוק כדי שזה יהיה שימושי. הערכות גסות, חמש דקות פה, שלושים שם, מספיקות כדי להפריד הזדמנויות באמת גדולות מסתם דברים מעצבנים. המטרה היא לא טבלה מושלמת, אלא דירוג שנכון בכיוון הכללי.
המלכודת של אוטומציה לבעיה המעניינת קודם
צוותים נמשכים לעיתים קרובות לתהליך המעניין מבחינה טכנית, זה שיהפוך לקייס סטאדי טוב, במקום לתהליך המשעמם והחוזר שבאמת מדמם הכי הרבה זמן. פרויקט בינה קולית נשמע מרגש יותר מאוטומציה לתזכורות תורים. אבל הכסף האמיתי נמצא בדרך כלל דווקא בתזכורות.
זו לא ביקורת על פרויקטים שאפתניים, אלא עניין של סדר. בנו קודם אמון ותנופה על הניצחון המשעמם אבל הבטוח, ואז נצלו את האמון הזה על הפרויקט השאפתני יותר, במקום להתחיל דווקא בקשה ולקוות שהוא יצדיק את כל המאמץ.
דרך פשוטה לבנות את הרשימה
כתבו כל תהליך חוזר בעסק, גם אלה שנראים קטנים מכדי להזכיר. לכל אחד סמנו בערך באיזו תדירות הוא קורה וכמה זמן הוא לוקח לבן אדם, כולל העלות המנטלית של מעבר תשומת הלב אליו. מיינו לפי עלות זמן כוללת בחודש, לא לפי תחושת בטן, וראש הרשימה כמעט אף פעם לא יהיה מה שהיו מנחשים ראשון.
מה לעשות ברגע שהרשימה קיימת
עשו אוטומציה מלאה לפריט אחד או שניים מלמעלה לפני שעוברים הלאה, במקום להתחיל חמישה פרויקטים בבת אחת ולא לסיים אף אחד מהם. תהליך אחד שעבר אוטומציה כמו שצריך, נמדד, וזוכה לאמון הצוות, שווה יותר מתריסר אוטומציות חצי בנויות שאף אחד לא בטוח שאפשר לסמוך עליהן.