אוטומציית בינה מלאכותית למשרדי עורכי דין
תשע בערב ביום שלישי, מישהו שרק היה מעורב בתאונת דרכים מחפש מאולם ההמתנה בבית החולים 'עורך דין לתאונות ליד המקום שלי'. הוא מתקשר למשרד הראשון ברשימה. ארבעה צלצולים, והשיחה עוברת לתא קולי גנרי שאפילו לא מציין בבירור את שם המשרד. הוא מנתק ומתקשר למשרד הבא. עבור משרד שמשלם כסף אמיתי על פרסום כדי להופיע בחיפוש הזה, לאבד את השיחה לתא קולי היא אחת הטעויות היקרות יותר שממשיכות לקרות בשקט כל שבוע.
איפה משרדים מאבדים לקוחות פוטנציאליים עוד לפני הפגישה הראשונה
לקליטה משפטית יש חלון צר. מי שמתמודד עם תאונה, סכסוך משמורת או בעיה עסקית חמורה מספיק כדי להתקשר לעורך דין בדרך כלל משווה בין שני-שלושה משרדים תוך שעה אחת, לא בוחר במשך כמה ימים. שיחה שלא נענית מחוץ לשעות הפעילות, או טופס פנייה מקוון שנשאר לא נקרא עד הבוקר למחרת, לרוב פירושם שהמשרד אף פעם לא מקבל הזדמנות להציג את עצמו, כי הלקוח הפוטנציאלי כבר קבע ייעוץ במקום אחר.
הדליפה הנפוצה השנייה היא קליטה לא עקבית. עורך דין זוטר אחד שואל את חמש השאלות הנכונות כדי לסנן תיק כראוי, אחר שוכח לשאול על מועד הגשה, וההבדל מתגלה מאוחר יותר כשתיק שהיה צריך לסמן כדחוף מההתחלה לא סומן ככזה.
מה אוטומציה עושה טוב בכניסה
מערכת קליטה אוטומטית, בין אם בטלפון או בטופס אינטרנטי, יכולה לשאול בכל פעם את אותה קבוצה מובנית של שאלות סינון: מה קרה, מתי, האם מעורבים אנשים נוספים, האם כבר קיים מועד הגשה שרץ. היא יכולה לבדוק את היסודות של ניגוד עניינים מול רשומות לקוחות קיימות עוד לפני שעורך דין משקיע זמן בשיחה, ולקבוע ייעוץ ביומן מיד במקום לחכות שמישהו יחזור עם שיחה.
שום דבר מזה לא דורש מהמערכת להעריך את הסיכויים המשפטיים של משהו. היא אוספת עובדות בצורה עקבית ומביאה בן אדם אמיתי מול הלקוח הפוטנציאלי מהר יותר, ובדיוק שם הדליפה הכי חמורה כרגע.
איפה זה עוזר עם העבודה המשרדית הפחות זוהרת
מעבר לכניסה, משרד מייצר לא מעט ניירת חוזרת: מכתבי עדכון סטטוס שגרתיים ללקוחות, קביעה ודחייה של דיונים ושמיעות, ארגון הערות קליטה בפורמט אחיד שעוזר משפטי יכול לפעול לפיו. אוטומציה מתמודדת היטב עם המבנה החוזר של זה, מכינה טיוטה ראשונה של מכתב סטנדרטי או מושכת מועדים אוטומטית ליומן משותף ברגע שמוזן תאריך דיון.
בן אדם עדיין בודק ושולח כל דבר שיוצא ללקוח או לבית המשפט. האוטומציה מסירה את הדף הריק וההקלדה מחדש, לא את שיקול הדעת לגבי מה שהמכתב באמת צריך לומר.
הגבול שאסור לחצות
בתעשייה הזו יש גבול אמיתי וברור שלא קיים ברוב האחרות: איסוף עובדות על תיק פוטנציאלי שונה מאוד מייעוץ משפטי או ניבוי איך תיק ייגמר, והדבר השני הוא לא משהו שצ'אטבוט אמור לנסות בכלל, לא משנה כמה טובה הטכנולוגיה מתחת למכסה המנוע. מערכת קליטה שעונה על 'האם יש לי תיק' במשהו יותר מ'בואו נקבע לך ייעוץ כדי לברר את זה' צעדה למקום שהיא לא אמורה להיות בו.
זה לא רק עניין של נוהג טוב, זה נוגע לכללי עיסוק בלתי מורשה בעריכת דין שמשתנים לפי תחום שיפוט. כל משרד שמקים את זה צריך להבהיר עם מי שבונה את המערכת בדיוק איפה עובר הגבול הזה.
הטעות שמשרדים עושים הכי הרבה
הטעות הנפוצה היא לא אוטומציה מוגזמת, אלא הגדרה לא מספקת של כללי סודיות ומעבר לבן אדם לפני ההשקה. בוט קליטה ששומר עובדות רגישות על תיק צריך את אותה זהירות כמו כל רשומת לקוח אחרת, ולצוות צריך להיות מסלול ברור ובדוק למקרה שמתקשר צריך עורך דין על הקו מיד, לא מייל המשך. לסדר את שני הדברים האלה נכון לפני ההשקה חשוב יותר מכמה מרשימה המערכת נשמעת בהדגמה.