אוטומציה של תהליכים

אוטומציית בינה מלאכותית לחדרי כושר וסטודיואים

תארו לעצמכם את דלפק הקבלה בסטודיו בוטיק בשבת בבוקר. מישהו נרשם לשיעור תשע, הטלפון מצלצל עם שאלה אם שיעור הספין של יום שלישי מלא, ובדיוק נכנסה הודעה באינסטגרם ממישהי ששואלת אם מבצע "שבוע ראשון חינם" עדיין בתוקף. בן אדם אחד מטפל בשלושת אלה בערך במקביל, ועוד מנסה לזכור למי קפאה המנוי בחודש שעבר. שום דבר מזה אינו אימון בפועל. זו בקרת תנועה, ורוב חדרי הכושר מריצים אותה ביד.

דלפק הקבלה לא יכול להיות בשלושה מקומות בבת אחת

דלפק הקבלה של חדר כושר שומע את אותן כמה שאלות עשרות פעמים ביום: מתי השיעור הבא, כמה עולה מנוי לחודש, יש ניסיון, אפשר להביא חברה. כל שאלה בפני עצמה פשוטה. כולן יחד, מגיעות בטלפון, בכניסה פיזית ובשלוש אפליקציות צ'אט שונות, מצטרפות לעבודה שהיא בעיקרה הפרעות. האדם שעונה עליהן הוא בדרך כלל גם האדם שאמור לקרוא למתאמנים בשם ולגרום למקום להרגיש חם, וזה בדיוק החלק שבאמת גורם לאנשים לחדש מנוי.

סוכן צ'אט שחי בוואטסאפ, באינסטגרם ובאתר יכול להסיר מהדלפק את החלק החזרתי של העבודה: שעות שיעורים, מחירים, זמינות לניסיון, מה להביא ביום הראשון. הוא עונה באופן מיידי, גם בשעה 23:00 וגם בשעת העומס של הצהריים, ומעביר לבן אדם בדיוק ברגע שמשהו דורש שיקול דעת שתסריט לא מכיל, כמו שאלה על פציעה או מחלוקת על חיוב.

ליד של שיעור ניסיון מתקרר מהר מהצפוי

יש כאן מספר שכדאי לשקוע בו לרגע: בקשת ניסיון שמולאה בשעה תשע בערב ונענתה למחרת בעשר בבוקר כבר לא ליד חם. עד אז האדם כבר הסתכל בסבירות גבוהה על שני חדרי כושר אחרים בשכונה, אולי אפילו הצטרף לאחד מהם. החלטות בתחום הכושר מתקבלות בפרץ של מוטיבציה שלא מחכה בנימוס לשעות הפעילות.

מענה אוטומטי שמאשר את הניסיון בתוך דקות, מציע שיעור ספציפי לנסות, וקובע את המקום באותו רגע, סוגר את הפער הזה לפני שהוא נפתח. הוא לא מחליף את האנרגיה של סיור אישי טוב, אבל הוא עוצר את הליד מלהתקרר בזמן שאף אחד לא בודק את תיבת ההודעות.

אי-הגעה לשיעור מכרסמת בשקט בתפוסה ובהכנסה מאימון אישי

שיעור ספין עם עשרים מקומות וארבעה שלא הגיעו הוא לא עניין שולי. אלה ארבע אנשים שרצו את השיעור הזה ולא יכלו להיכנס, וסטודיו שנראה פחות מלא ממה שהוא צריך להיות בערב שלישי. מאמנים אישיים מרגישים את זה אפילו יותר חזק: שעה שלא התממשה היא שעת תשלום שפשוט מתנדפת.

תזכורת אוטומטית שנשלחת בבוקר השיעור, עם אפשרות ביטול או דחייה בלחיצה אחת, מחזירה את המקום הזה למישהו ברשימת המתנה במקום להשאיר אותו ריק. זה תיקון מכאני קטן, אבל הוא מצטבר במהלך חודש בצורה שאף שיחת טלפון ידנית לא ממש משיגה.

חידושי מנוי, הקפאות, והשיחה שאף אחד לא רוצה לנהל על הדלפק

הקפאת מנוי, כשל בגביית תשלום ובקשת ביטול נוטים לצוץ בזמן הכי לא נוח, כשיש תור בדלפק ואין זמן לשיחה ממשית. בוט שמנהל בקשות הקפאה, מנסה לגבות כרטיס שנכשל שוב באופן אוטומטי, ושולח תזכורת חידוש לפני שהכרטיס בפועל נדחה, מוריד את החיכוך מתהליך שבעבר דרש מישהו לעמוד על הדלפק ולהתמקח.

זה גם אומר שמתאמנת שרוצה להקפיא לחודשיים בקיץ לא צריכה לתפוס עובד פנים אל פנים כדי לעשות את זה. היא שולחת הודעה, מאשרת תאריכים, וזה מסודר, וזו בדיוק הנוחות הקטנה שמונעת מאנשים לבטל מנוי בשקט רק מתוך עצבים.

תיאום בין סניפים ומאמנים

סטודיו של סניף אחד יכול לרוב להתנהל על הרגלים טובים ולוח שנה משותף. רשת של שלושה סניפים וצוות מאמנים מתחלף נתקלת בבעיה אחרת: לשמור על הזמנות, מחירים וזמינות שיעורים עקביים לא משנה לאיזה סניף פונים. ריכוז הכל במערכת אחת שמחוברת לוואטסאפ ולמערכת ההזמנות אומר שמתאמן ששואל על שיעור יום שלישי בסניף המרכז מקבל את אותה תשובה מדויקת, בלי קשר אם הוא התקשר, שלח הודעה או נכנס פיזית.

יש גם צד שקל לפספס: חדר כושר שמשרת גם מתאמנים דוברי עברית וגם דוברי רוסית, בעיקר בערים עם קהל עולים גדול, לא יכול לסמוך על זה שאותו עובד דלפק ידבר את שתי השפות בכל משמרת. סוכן צ'אט שעונה בשפה שבה המתאמן כתב את ההודעה פותר את הבעיה הזו בלי שום מאמץ נוסף מהצוות, ומוודא שתזכורת לחידוש מנוי או הודעה על שיעור שבוטל לא תלויה בשאלה מי עומד בדלפק באותה שעה.

איך זה נראה בגדלים שונים

סטודיו בוטיק עם מאה וחמישים מתאמנים לא צריך מערכת מורכבת. תהליך מענה לניסיונות ותזכורות שיעור אוטומטיות מכסים את רוב הפער, והדלפק מקבל בחזרה את הקשב שלו לחלק שבאמת חשוב: לדעת את השם של כל אחד. רשת של כמה סניפים מתמודדת עם משימה גדולה יותר, בעיקר עקביות, לוודא שכל ליד מקבל מענה מהיר באותה מידה ושכל סניף אוכף את אותו מדיניות אי-הגעה בלי שכל מנהל ימציא גרסה משלו.

בשני המקרים המטרה אינה להפוך את חדר הכושר לחברת הייטק. המטרה היא דלפק קבלה שמבזבז פחות זמן על חזרה על שעות שיעורים בטלפון, ויותר זמן בניהול הקומה בפועל.

יש לכם תהליך שחוזר על עצמו ושורף שעות?

ספרו לנו עליו בכמה מילים, ונראה לכם איך אוטומציה תעבוד על הנתונים שלכם.

דברו איתנו

קריאה נוספת