אוטומציה של תהליכים

אוטומציית בינה מלאכותית למוסדות לימוד ויוצרי קורסים

מי שמנהל בית ספר לשפות, בית ספר לנהיגה, מכון הכשרה מקצועית, או קורס אונליין שצומח, מכיר את התבנית: זרם קבוע של "האם המחזור עדיין פתוח", "מה הלו"ז", ו"אפשר לעבור לקבוצת הערב", שמגיע בכל שעה, בשלושה ערוצים שונים, בזמן שהאדם היחיד שיכול לענות גם צריך בפועל ללמד. אוטומציה למוסדות לימוד לא מחליפה את המורה או את יועצת הרישום. היא פשוט מורידה מהם את העבודה המנהלית החזרתית, כדי שיוכלו להשקיע את הזמן בחלק שבוט לא יכול לעשות: ללמד.

הבעיה לא ברישום, היא בכל מה שקורה לפני ואחריו

רוב המוסדות החינוכיים לא מתקשים לעניין אנשים בקורס. אנשים מוצאים אותו באינסטגרם, מחבר, או בחיפוש בגוגל, ושולחים הודעה. הקושי הוא מה שקורה אחר כך. ליד שואל לגבי מחיר ולו"ז בשעה תשע בערב, אף אחד לא עונה עד שהמשרד נפתח, ובזמן הזה הליד כבר נרשם למקום אחר שענה מהר יותר. תכפילו את זה בכל הודעת וואטסאפ, בכל פנייה של "יש לכם רמת מתחילים", ובכל תלמיד שצריך תזכורת תשלום, ותקבלו משרה מלאה שעשויה כולה מהחלפות קצרות וחזרתיות. אף אחת מהן לא מסובכת. כולן גוזלות שעות.

לענות לתלמידים לפני שאדם צריך לענות

צ'אטבוט שמאומן על קטלוג הקורסים, הלו"ז והתמחור האמיתיים שלכם יכול לטפל בשאלות שמרכיבות את רוב התנועה הנכנסת: מה כלול, מתי המחזור הבא מתחיל, יש תשלומים, הקורס מתקיים בעברית או באנגלית. הוא צריך לענות באופן מיידי, בשפה שבה התלמיד כתב, ולהעביר לנציג אנושי ברגע שהשאלה הופכת לספציפית (התאמות נגישות, מחלוקת על ציון, כל דבר שדורש שיקול דעת ולא מידע). המבחן האמיתי לזה שזה עובד הוא לא כמה הודעות הבוט עונה, אלא אם תלמיד יכול לקבל תשובה אמיתית ב-11 בלילה בלי לחכות שהמשרד יפתח למחרת.

מ"מתעניין" ל"רשום" בלי כל ההלוך ושוב

הפער בין מי שאומר "מתעניין" למי שבפועל משלם ומגיע לשיעור הראשון הוא המקום שבו רוב המוסדות מפסידים אנשים, לא כי הקורס לא טוב, אלא כי התהליך באמצע כולל יותר מדי שלבים ויותר מדי המתנה. אוטומציה יכולה לאסוף את הפרטים הבסיסיים (איזה מסלול, איזה לו"ז, תנאי קבלה), לשלוח את טופס ההרשמה, להפעיל את קישור התשלום, ולאשר את המקום, הכל בלי שעובד יצטרך לגעת בזה אלא אם קורה משהו חריג. כלל אצבע טוב: אם עובד מקליד בפעם העשרים החודש בדיוק את אותה הודעת אישור, זה סימן שהשלב הזה שייך לתהליך אוטומטי, לא לאדם.

המחיר השקט של תלמידים שלא מגיעים

תלמיד שמפספס את השיעור החי הראשון כמעט ולא חוזר מעצמו. הוא מניח שנשאר מאחור, מתבייש לשאול, ונושר בשקט בלי שתגלו מה קרה. תזכורות אוטומטיות שנשלחות יום לפני ושעה לפני השיעור, בתוספת הודעת מעקב קצרה למי שלא הגיע, תופסות מספר מפתיע של תלמידים כאלה לפני שהם נעלמים לתמיד. אותו היגיון חל על מועדי הגשת מטלות, הנפקת תעודות, ותאריכי חידוש בתוכניות מתמשכות. שום דבר מזה לא צריך אדם שבודק יומן. הוא צריך תהליך שרץ בזמן הנכון, ואדם שנכנס לפעולה רק כשתלמיד באמת עונה עם שאלה ממשית.

Voice AI לשיחות קבלה ובדיקה ראשונית

לא כל פנייה מגיעה בצ'אט. הורים שמתעניינים בתוכנית לילדים, מבוגרים ששואלים על הכשרה מקצועית, אנשים שפשוט מעדיפים שיחת טלפון: כולם עדיין צריכים מענה, ושיחה שלא נענית היא ליד אבוד בדיוק כמו הודעה שלא נענתה. סוכן Voice AI יכול לטפל בשכבה הראשונה של שיחת קבלה (אפשרויות קורסים, לו"ז, מחיר, שלבים הבאים) בעברית, רוסית או אנגלית, ולהעביר את השיחה לנציג אנושי ברגע שהיא דורשת שיקול דעת ולא רק מידע עובדתי. למוסדות שמקבלים הרבה שיחות בשעות אחר הצהריים המאוחרות או בסופי שבוע, זה בלבד יכול להציל לידים שהיו הולכים לתא קולי ולא היו מקבלים מעקב לעולם.

איפה האדם עדיין חשוב

כל זה לא עובד אם מנסים להפוך לאוטומטי את החלק שבאמת הוא הוראה. בוט לא צריך לבדוק חיבורים, לתת פידבק על ההתקדמות של תלמיד, או לטפל בהורה כועס באמת. המטרה ממוקדת: להוריד את התזמון, השאלות החזרתיות, התזכורות ומרדף התשלומים מהכתפיים של האנשים שצריכים ללמד או לבנות את המחזור הבא, ולא להקליד בפעם החמש-עשרה את אותה תשובת וואטסאפ. כשזה נעשה נכון, תלמידים לא חווים את האוטומציה כ"בית הספר החליף אדם בבוט". הם חווים אותה כקבלת תשובות מהר יותר, ואף פעם לא מפספסים שיעור כי אף אחד לא הזכיר להם.

מאיפה להתחיל אם אתם מנהלים מכון או קורס

כדאי להתחיל בצוואר הבקבוק שבאמת עולה לכם תלמידים, לא בזה שנשמע הכי מרשים. אם לידים מתקררים בלילה כי אף אחד לא עונה אחרי שש, להתחיל בצ'אטבוט. אם תלמידים נעלמים אחרי השיעור הראשון שהם מפספסים, להתחיל בתזכורות. אם הקבלה מבלה חצי יום בחזרה על אותה שעת לו"ז בטלפון, להתחיל ב-Voice AI. לבחור דבר אחד, לבדוק אם פחות אנשים נושרים או נשארים בלי מענה, ורק אז לעבור לחלק הבא. לנסות לעשות הכל אוטומטי בבת אחת זה הדרך הבטוחה לתקוע את הפרויקט לפני שהוא עזר למישהו.

יש לכם תהליך שחוזר על עצמו ושורף שעות?

ספרו לנו עליו בכמה מילים, ונראה לכם איך אוטומציה תעבוד על הנתונים שלכם.

דברו איתנו

קריאה נוספת