אוטומציה של תהליכים

אוטומציית בינה מלאכותית למשרדי הנהלת חשבונות

שאלו כל מנהלת חשבונות מה באמת אוכל לה את השבוע, והתשובה כמעט אף פעם לא תהיה החשבונאות עצמה. זה חצי השעה שהולכת על ריצה אחרי לקוח שלא שלח קבלה, ההקלדה הידנית של מספרים מתוך חשבונית PDF לתוך המערכת, ואותו מייל תזכורת שנשלח בפעם השלישית החודש. אף אחד מאלה אינו עבודה חשבונאית. זו חיכוך אדמיניסטרטיבי שיושב מעל העבודה החשבונאית, וזה בדיוק המקום שבו אוטומציית בינה מלאכותית יודעת להועיל.

הפקק של הניירת, שבגינו אף אחד לא מקבל שכר

המוצר האמיתי של משרד הנהלת חשבונות הוא דיוק ושיקול דעת: לדעת איזו הוצאה מוכרת למע"מ, לשים לב לתנועה חשודה בדף חשבון, להסביר דוח לבעל עסק באופן שהוא באמת מבין. אבל רוב השעה החיובית מתאדה לפני שמגיעים לכל זה. מישהו צריך לאסוף מסמכים מעשרה לקוחות שכולם, באופן מובן, עסוקים בלהריץ את העסק שלהם ולא בלסרוק קבלות. מישהו צריך להקליד סכומי חשבוניות למערכת בעבודת יד, כי החשבונית שהספק שלח כקובץ PDF לא מדברת עם המערכת מעצמה.

הפער הזה בין "עבודה שדורשת רואה חשבון מוסמך" ל"עבודה שדורשת סבלנות ומקלדת" הוא המקום שבו משרדים נשארים קטנים מתוך הכרח, או שורפים את הצוות שלהם בכל עונת דוחות.

איפה אוטומציה באמת נכנסת לתהליך העבודה

קליטת מסמכים היא נקודת ההתחלה המתבקשת. כלי OCR יכולים לשלוף סכומים, פריטים ומע"מ ישירות מתוך חשבונית סרוקה או קבלה מצולמת ולהכניס אותם לשדות הנכונים, עם בן אדם שמאשר את התוצאה במקום להקליד אותה מהתחלה. זה בלבד הופך משימת הקלדה של עשר דקות לבדיקה של תשעים שניות.

מיון לקטגוריות הוא השלב הבא. אחרי שכמה חודשים של תנועות סומנו נכון, מערכת מבוססת חוקים או בינה מלאכותית יכולה להציע קטגוריה לתנועות חדשות, וללמוד את המוזרויות של ההוצאות של לקוח מסוים בדיוק כמו שמתמחה הייתה לומדת אחרי כמה חודשים על התיק. מנהלת החשבונות עדיין מאשרת, אבל היא מתקנת חריגות במקום להתחיל מדף חלק בכל פעם.

התאמה בין תנועות הבנק לדפי המערכת היא מהמשימות המשעממות דווקא בגלל שהיא מכאנית: להתאים סכומים, תאריכים ואסמכתאות בין שתי מערכות שלא תוכננו לדבר אחת עם השנייה. אוטומציה של ההתאמה הזו, שמסמנת רק את התנועות שלא מתאימות, מהפכת משימה של שעות למספר תנועות קטן שבאמת שווה לבדוק.

המשימה שאף אחד לא מאטם עד שהיא מתפוצצת: לרדוף אחרי לקוחות

וכאן מגיעה ההפתעה. חלק גדול מהזמן שהולך לאיבוד במשרדים רבים אינו תוכנת החשבונאות בכלל. הוא הולך לאיסוף מסמכים: לשלוח ללקוח תזכורת, לעקוב כשהוא לא עונה, ולעקוב עוד פעם. סוכן AI שמנהל שיחה בוואטסאפ עם לקוחות, מבקש קבלה חסרה ספציפית או מאשר תנועה, מוציא קטגוריה שלמה של עבודה בלתי משולמת מהיום של מנהלת החשבונות. הוא לא מחליף את שיקול הדעת שנדרש כשהחומר חוזר. הוא רק עוצר אנשת מקצוע מוסמכת מלבזבז אחר הצהריים שלה בשירות תזכורות שלא מתוגמל.

חשבוניות יוצאות, לא רק נכנסות

עד כה דיברנו על מסמכים שמגיעים מהלקוח, אבל חלק לא קטן מהזמן הולך גם על הכיוון ההפוך: הנפקת חשבוניות עבור הלקוחות עצמם, או ליווי שלהם בהנפקה דרך מערכת כמו חשבונית ירוקה, ריבהיט או חשבשבת. כשהמערכות הללו מחוברות אוטומטית ליתרת הבנק ולדוחות התקופתיים, אפשר לייצר התראה כשחשבונית נפתחה ולא שולמה תוך פרק זמן סביר, בלי שמישהו יצטרך לעבור ידנית על כל רשימת הלקוחות בסוף החודש ולבדוק מי שילם ומי לא.

עונת הדוחות בלי כיבוי שרפות

מועדי דיווח, בין אם זה דוח מע"מ חודשי או דוח שנתי, נוטים לדחוס את כל העומס של המשרד לתקופה צפויה ועמוסה. מעקב אוטומטי אחר מועדים ותזכורות לקוחות פורש את העומס הזה על פני השבועות שלפני המועד, במקום לתת לכולו לנחות ב-48 השעות האחרונות. מערכת שמסמנת אוטומטית אילו לקוחות עדיין לא שלחו מסמכים חובה שבועיים לפני הדיווח שווה יותר לשפיות של המשרד מכל כלי אחר, כי היא ממירה מרוץ אחרון לרשימת מטלות פשוטה.

יש גם יתרון שקט יותר כאן: תיעוד אוטומטי של מי התבקש לשלוח מה ומתי שימושי בדיוק בפעם אחת בשנה שלקוח מתעקש שהוא כן שלח מסמך שבפועל אף פעם לא נשלח.

איך זה נראה בגדלים שונים של משרדים

מנהלת חשבונות עצמאית עם חמישה עשר לקוחות לא צריכה מערכת מורכבת. זרימת תזכורות אוטומטית פשוטה והקלדה בעזרת OCR יכולות לחסוך כמה שעות בשבוע בלי לשנות איך היא עובדת בפועל על החשבונאות עצמה. משרד עם צוות של חמישה שמנהל שמונים לקוחות מתמודד עם בעיה אחרת: אחידות. אוטומציה שם אינה רק חיסכון בזמן, אלא ביטחון שכל לקוח מקבל את אותו קצב תזכורות ואת אותה רשימת מסמכים, בלי קשר לאיזה עובד מטפל בו, במקום שהאיכות תהיה תלויה במי שפחות עמוס באותו שבוע.

יש גם הבדל בשפת העבודה. במשרד שמשרת גם לקוחות דוברי עברית וגם לקוחות דוברי רוסית, תזכורת אוטומטית שמנוסחת בשפה שבה הלקוח מרגיש בנוח עושה את ההבדל בין הודעה שנענית תוך יום, לבין הודעה שנשארת לא נקראת שבוע שלם כי היא נשמעה פחות אישית.

בשני המקרים, המטרה אינה להפוך את המשרד לחברת הייטק. המטרה היא לפנות את השעות שמעולם לא היו באמת עבודה חשבונאית, כדי שהשעות שכן יקבלו את תשומת הלב שמגיעה להן.

יש לכם תהליך שחוזר על עצמו ושורף שעות?

ספרו לנו עליו בכמה מילים, ונראה לכם איך אוטומציה תעבוד על הנתונים שלכם.

דברו איתנו

קריאה נוספת